A3 pode ajudar a “conectar” a empresa, discute Shook Presidente do Lean Enterprise Institute (www.lean.org), dos EUA, primeiro instituto do mundo criado para disseminar o pensamento lean, ex-gerente da Toyota no Japão, um dos responsáveis por levar o sistema da montadora japonesa para os EUA e autor do livro “Gerenciando para o Aprendizado: Usando o processo de gerenciamento A3 para resolver problemas, promover alinhamento, orientar e liderar”, o norte-americano John Shook também será uma das principais atrações internacionais do Lean Summit 2014. “Guru” do pensamento lean, Shook é reconhecidamente um dos maiores especialistas mundiais no “processo A3”, uma das “chaves” para entender o pensamento lean que consiste em escrever numa única folha de papel tamanho A3 (de 297 milímetros de largura e 420 milímetros de comprimento) o problema a ser resolvido ou o projeto a se executado, com respectivas análises, ações corretivas e os planos de ação. Mais do que isso, o “processo A3” é visto cada vez mais hoje como uma “forma de pensar lean”, inclusive para gerar inovação na empresa – este que será um dos temas principais da palestra que Shook fará no Brasil. “Muitos profissionais que já conhecem o A3 vêem essa ferramenta apenas como uma simples forma de comunicação ou maneira de solucionar um problema. Porém, um A3 pode ser muito mais do que isso”, acredita, por exemplo, o prof. José Roberto Ferro, Presidente do Lean Institute Brasil e um dos maiores especialistas do país no tema. Pois na entrevista a seguir, inédita no Brasil, adaptada de uma versão original publicada no site do Lean Enterprise Institute, dos EUA, John Shook fala um pouco mais desse processo fundamental na jornada lean – o A3 – que certamente será um dos pontos principais de sua futura apresentação no Lean Summit 2014: Eu consigo mudar a cultura da minha empresa usando A3s? Edgar Schein, uma das maiores autoridades em comportamento organizacional, aconselha: "Não comece tentando mudar a cultura da sua empresa." Mudar valores e crenças é quase impossível: o que você pode mudar é o que você faz e como você faz. É mais eficaz, portanto, desenvolver uma forma de pensar lean para então tornar isso uma forma de agir lean. Fazer A3s pode levar a “conflitos” dentro da empresa? Claro que sim. Eles podem fazer isso. Sendo mais preciso, na verdade eles podem revelar organizações desconectadas internamente, mostrando, portanto, conflitos que já estão lá muito antes de se fazer A3s. A3s podem ser usados para gerenciar e otimizar reuniões? Sim. A3s geralmente incentivam discussões. E usá-los para isso pode ser algo poderoso. Uma das partes de um A3, que é a “definição do problema”, pode ajudar a preparar uma efetiva reunião para esclarecer a todos a finalidade daquele A3. Quais são os erros mais comuns que pessoas devem evitar ao fazer um A3? Muitas vezes as pessoas ficam mais preocupadas em fazer um A3 “correto” do que resolver o problema em questão que é a coisa mais importante. Esse é um típico problema. Ou então, eles ficam tão “apaixonados” com o A3 que criam uma “proliferação de A3s” na empresa que são escritos, compatilhados ou armazenados, mas não são realmente e efetivamente usados para resolver problemas. Foi difícil para você aprender o pensamento A3? Sim. Era um conceito estranho para mim inicialmente. Eu acreditava que iria ter um trabalho específico e claro dentro de um conjunto de responsabilidades quando comecei a trabalhar para a Toyota. Em vez disso, foi me dado um A3, e eu precisei então aprender a fazer minhas próprias tarefas, bem como uma nova forma de gestão. Foi um processo longo e complicado. Mas, na verdade, só foi através da escrita, da revisão e de refazer e refazer que eu aprendi o pensamento A3.