Enquanto nos adaptamos a novas maneiras de trabalhar para o maior número possível de pessoas, devido ao distanciamento social para retardar a disseminação do COVID-19, precisamos encontrar novas maneiras de trabalhar em conjunto de maneira eficaz. Os processos e ferramentas lean são projetados para permitir que as pessoas trabalhem efetivamente em conjunto para resolver um problema ou atingir um objetivo. Portanto, é uma excelente abordagem enquanto enfrentamos esses novos desafios à nossa frente. Um aspecto do lean é criar nossos processos e adaptar a tecnologia para suportá-los, em vez de permitir que a tecnologia os defina. Ao mudar abruptamente a maneira como trabalhamos juntos, pode ser fácil deixar a tecnologia influenciar a maneira como trabalhamos. Vale a pena dedicar algum tempo para refletir sobre o objetivo dos nossos processos e ferramentas e como estamos usando a tecnologia para apoiar nossos objetivos.
Vamos usar a obeya como exemplo. Ela é uma ferramenta de desenvolvimento de processos e produtos lean comumente usada que as pessoas têm muito interesse em fazer remotamente por um longo tempo. Com as obeyas, estamos tentando criar condições para que as equipes trabalhem juntas para tomar decisões e resolver problemas.
O objetivo geral da obeya é permitir que as pessoas trabalhem juntas de maneira eficaz. A partir da pesquisa de economia comportamental, sabemos que, para os colaboradores criativos alcançarem melhor desempenho e satisfação pessoal, as pessoas precisam ser motivadas intrinsecamente, o que Daniel Pink descreve em seu livro de 2011, “Drive”. Isso inclui ter autonomia com algum senso de responsabilidade sobre seu trabalho, domínio para sempre melhorar suas habilidades e propósito. Focar no propósito é ainda mais crítico agora, à medida que navegamos nesta pandemia. Outra estrutura útil para apoiar o sistema é o trabalho de Carol Dweck sobre mentalidade de crescimento versus mentalidade fixa. Ambas as estruturas são úteis, pois você usa ferramentas lean para considerar se elas estão apoiando uma mentalidade de crescimento e se estão fornecendo autonomia, domínio e propósito. Nem toda ferramenta precisa fazer tudo, mas coletivamente as pessoas precisam de todas as peças, e a obeya pode fornecer tudo isso. Precisamos estar atentos aos nossos comportamentos e identificar se eles apoiam a criação de um ambiente favorável para que as pessoas trabalhem juntas de maneira eficaz.
No nível do programa, os objetivos típicos que as pessoas estão tentando alcançar através da obeya incluem:
- Tomar decisões relativamente rápidas com especialistas técnicos discutindo trade-offs.
- Obter alinhamento da equipe sobre o que o produto precisa ser.
- Habilitar a integração e a colaboração multifuncional.
- Identificar o problemas rapidamente.
- Facilitar a resolução de problemas multifuncionais.
Isso começa com a compreensão visual do trabalho. Esse entendimento compartilhado do trabalho precisa incluir como o trabalho de todos se encaixa, incluindo as interdependências. Coisas comuns a serem visualizadas em uma obeya para facilitar o entendimento compartilhado incluem:
- Visão do produto – coloque o concept paper na parede / em um espaço virtual.
- Atributos de desempenho com os caminhos a serem percorridos.
- Cronograma do projeto com a capacidade de enxergar os problemas mais rapidamente.
- Principais indicadores.
- Áreas da sala / espaço virtual que cada função possui para criar oportunidades de responsabilidade e autonomia.
- Informações que cada função considera importante compartilhar – como o seu trabalho se encaixa?
- Lacunas de conhecimento e planos.
- Esboços de conceitos / modelos de produtos.
Nem todas essas peças devem estar visíveis durante toda a duração do projeto. À medida que o trabalho muda através das diferentes fases do desenvolvimento, o que é visual também deve mudar. O aspecto visual deve ser o que é essencial para o projeto naquele momento. À primeira vista, você deve saber (e toda a equipe deve concordar sobre) o que é importante, e é por isso que usamos aspectos visuais, para que todos possamos ver e entender juntos. Como você pode tornar o trabalho visual virtualmente?
Você tornou as coisas visuais, mas como isso afeta o desempenho do trabalho?
- As pessoas estão na obeya (espaço virtual) apenas durante as reuniões?
- A intenção é que a obeya seja um espaço para colaborar com o conhecimento necessário.
- Você é capaz de efetivamente “gerenciar por exceção”, em que você fala apenas sobre as coisas que não estão no caminho certo?
- Ela permite a solução de problemas entre funções?
- Que oportunidades de aprendizado multifuncional estão surgindo?
- Nas reuniões de obeya, fazer com que o engenheiro-chefe ou o gerente do programa “caminhe pelas paredes” pode permitir que cada líder de função / seção assuma uma responsabilidade maior e ofereça oportunidades de liderança.
- Ver o que as pessoas compartilham em “sua seção” da sala permite que o envolvimento seja visto e permite saber onde essa pessoa está em sua compreensão de seu trabalho e como ele se encaixa. Isso também cria oportunidades de treinamento.
Qual é o sistema de gestão que você está usando na obeya?
Um sistema de gestão = comportamentos da liderança X sistema operacional.
Um sistema de gestão obeya inclui:
- Acompanhamento real versus plano.
- Identificação de problemas – quando o real se desvia do plano.
- Comunicação eficaz de problemas.
- Responder efetivamente e resolver problemas.
Efetivo é uma palavra-chave nesta descrição. Às vezes, pensamos que estamos comunicando um problema ou ajudando com um problema, mas não estamos fazendo isso de forma eficaz. Um modo de falha na resposta a problemas ocorre quando a única ajuda que você está fornecendo é solicitar mais relatórios sobre o problema, o que não é útil, e é improvável que você tenha problemas identificados daqui para frente.
Alguns modos de falha comuns a serem observados na obeya são:
- Tudo está sempre verde (nunca há problemas identificados).
- vermelho se torna o novo normal, sem planos para torná-lo verde (boa identificação de problemas, mas não sabe como resolvê-los).
- Os andons (pedidos de ajuda para um problema) não são respondidos.
- Há uma falta de clareza sobre o que é importante no programa.
- As informações não são atualizadas.
- espaço da sala / reunião virtual é usado / procurado apenas nas reuniões.
- A única coisa visual é o cronograma do projeto.
- As pessoas estão fazendo outras coisas durante a reunião.
- A obeya é usada de maneira a controlar as pessoas em vez de empoderá-las.
Dicas a serem consideradas para o uso eficaz da obeya:
- Mantenha as coisas simples – deixe tudo claro e fácil de interpretar.
- As informações compartilhadas devem fazer as pessoas pensarem em:
- O que preciso compartilhar com outras pessoas? Você conhece o seu trabalho melhor do que ninguém. Na sua perspectiva, do que os outros precisam?
- De que informações eu preciso das outras pessoas? As pessoas nem sempre sabem do que você precisa. Certifique-se de perguntar.
- Exiba os dados de forma que você possa diferenciar o anormal do normal.
- Torne o produto visual – mock-ups, renderizações, desenhos, modelos CAD etc.
- Acompanhe os principais indicadores para enxergar os problemas mais rapidamente.
- Use caminhos para as metas de produtos.
- Tenha um andon para sinalizar problemas e pedir ajuda.
- Ajuste as informações e o aspecto visual para atender as necessidades de todos à medida que o programa evolui.
- Reflita sobre o que está funcionando ou não em uma cadência regular.
- Incluindo os aspectos pessoais de coaching para uma mentalidade de crescimento e oferecendo oportunidades de autonomia, domínio e propósito.
Enquanto trabalhamos socialmente separados, precisamos criar sistemas que nos permitam efetivamente ajudar as pessoas a colaborar juntas para resolver problemas. Como estamos e como podemos usar a tecnologia para apoiar a colaboração? Você tem lições aprendidas para compartilhar sobre como trabalhar efetivamente em conjunto remotamente durante esta pandemia?