O que é uma obeya?

Alguma vez você já sentiu, em sua transformação lean, que muitas das dificuldades que você encontra estão ligadas à dicotomia entre o fluxo horizontal de valor entre departamentos e a organização vertical de silos de sua empresa?

Isso é compreensível. E é uma dor de cabeça. Se você esquecer que os clientes não se importam com seus processos internos e simplesmente esperar que seu processo flua de maneira rápida e suave (o que exige uma grande colaboração entre as funções do negócio), você terá problemas reais muito rapidamente. Da mesma forma, é ingênuo achar possível uma organização completamente plana que ignore o conhecimento especializado de cada departamento. Então o que fazer?

Uma maneira de resolver esse dilema é usando uma obeya. Em japonês, obeya significa “sala grande” – frequentemente traduzida como “sala de guerra” por causa da sua função. Ela é uma ferramenta muito poderosa para facilitar o trabalho em equipe e gerenciar melhor os projetos (é particularmente popular no ambiente de desenvolvimento de produtos, mas pode ser usada em qualquer lugar – geralmente como um “centro de controle” para a implantação da sua estratégia).

Uma das melhores maneiras de entender o que é uma obeya é observar uma ou algumas delas. Perceber como casos de sucesso estruturam e usam obeyas. Isso será possível, por exemplo, no Lean Summit 2023, dias 20 e 21 de junho, no World Trade Center (WTC), em São Paulo, certamente observando como muitas das 70 empresas que vão compartilhar suas jornadas lean estão fazendo isso

Na excelente coluna Gemba Coach, Michael Ballé escreve: “Uma obeya é claramente uma ferramenta de trabalho em equipe: ajudando os gerentes em várias funções a resolver problemas além de suas fronteiras funcionais. Como parte de um projeto ou equipe de gestão, o que a obeya deve fornecer é uma ideia clara sobre no que seus colegas estão trabalhando e por que (e também por que eles acham que o que estão fazendo está ajudando), para que você possa enxergar com seus próprios olhos onde seus esforços os ajudam ou causam problemas adicionais”.

Uma condição para a eficácia de uma obeya é o domínio da gestão visual. Uma sala obeya típica estará coberta por tabelas, gráficos, fotos e, obviamente, A3s – exibindo o plano e os seus marcos, acompanhando o progresso em relação às expectativas e listando possíveis contramedidas para os problemas identificados.

Em um ótimo artigo para o Planet Lean, Sandrine Olivencia e Régis Medina nos falam sobre as origens dessa ferramenta: “No início dos anos 90, Takeshi Uchiyamada, engenheiro-chefe da Toyota, recebeu um desafio difícil: projetar o carro do século 21, com metas de consumo de combustível muito agressivas. Em menos de três anos, o primeiro carro híbrido, o Prius, foi lançado no mercado – 15 anos à frente da concorrência. Para realizar tal feito, o engenheiro-chefe também teve que inventar uma nova abordagem de desenvolvimento de produtos e processos. Ele projetou um novo tipo de gestão visual, que, desde então, se espalhou pelos escritórios de engenharia da Toyota: a obeya”.

O significado de obeya

Em seu artigo, Sandrine e Régis oferecem uma nova interpretação de por que a obeya é uma ferramenta tão poderosa. Eles escrevem: “Uma obeya não é apenas outra ferramenta de gestão de projetos. O objetivo não é revisar o progresso nem priorizar os recursos. O objetivo é, antes de mais nada, pensar profundamente, conversar e discutir sobre os principais problemas do projeto. É um espaço para descoberta” (descoberta significa aprender como nosso produto cria valor para o cliente e, posteriormente, como produzir da maneira mais eficiente).

Eles nos dão quatro respostas que uma obeya deve responder para ser considerada eficaz. Confira o artigo para ler sobre isso.

Ao refletir sobre o objetivo de uma obeya em outro artigo da coluna Gemba Coach, Michael Ballé diz que essa ferramenta “mantém os olhos da equipe de gestão focados e desenvolve o trabalho em equipe”.

No que uma obeya deve se concentrar?

Michael recomenda três tópicos principais que qualquer obeya deve explorar:

• Reclamações do cliente – “A obeya está lá para criar espaço para pensar em nossos clientes e no valor que oferecemos” (o que está perfeitamente alinhado com o ponto de vista de Sandrine e Régis de que a obeya é uma ferramenta para descoberta).
• Principais indicadores de desempenho e objetivos de melhoria (em particular, procure um objetivo dinâmico e A3s concluídos) – “toda equipe esportiva precisa de uma maneira clara de marcar pontos/gols coletivamente para lutar em conjunto – todo esporte tem um esquema de pontuação”.
• Próximas mudanças que afetarão a todos nós – “Ao publicar as mudanças planejadas nas salas obeya, podemos começar a pensar em obstáculos e questões específicas para preparar as equipes para a mudança”.
• Uma descrição dos principais sistemas ou tecnologias que devem ser combinados para criar um produto ou serviço completo: a obeya deve nos ajudar a entender como o valor é realmente incorporado e onde estão ocultos os problemas de interface e, em particular, eliminar os “joga para cima e reza” ocultos em nosso pensamento, que levarão a custos e desperdícios desnecessários.

ALGUNS EXEMPLOS DE SALAS OBEYA

Confira estes três artigos para saber como diferentes organizações estão criando e alavancando seus objetivos.

• Aqui, a Nike compartilha algumas dicas sobre como criar uma sala obeya – enfatizando a importância da tentativa e erro.
• Nesta entrevista, Malika Mir nos conta como a Ipsen está usando a “sala grande”.
• Por fim, no vídeo abaixo, o Dr. Frederico Pinto, de um centro brasileiro de tratamento de câncer, mostra-nos a Sala Verde e explica como ela funciona.