Em um setor tradicional como a construção civil, a inovação e melhorias incrementais na gestão de suprimentos são primordiais para a vitalidade das empresas diante da competitividade no mercado. Ao adotar os princípios Lean e investir em tecnologia para a digitalização, os processos de compras da SKIC foram redesenhados com foco em agilidade e eficiência. Compreendendo desde a emissão da requisição de compras até o recebimento dos produtos e serviços — e posterior pagamento —, o fluxo de valor “Procure-to-Pay” foi reprojetado de ponta a ponta. Este artigo compartilha a jornada de melhoria que permitiu à SKIC Brasil reduzir custos, otimizar recursos e entregar projetos com mais qualidade.

Conhecendo a SKIC e sua função estratégica de compras

A SKIC (Sigdo Koppers Ingeniería y Construcción) é uma empresa de capital chileno líder na indústria da construção e montagem em larga escala, com operações no Chile, Brasil e Peru. Desde a sua fundação, em 1960, participou de importantes projetos envolvendo engenharia, construção e montagem. A empresa possui vasta experiência em projetos EPC (Engineering, Procurement, and Construction, um modelo de contratação no qual a contratada é responsável por todas as etapas do empreendimento, o que exige altos níveis de especialização) e conta com mais de 800 obras já realizadas em mineração, energia e outros segmentos.

No Brasil, a empresa começou a atuar em 2016 e hoje possui mais de 3,5 mil colaboradores diretos e indiretos. A atuação no país se iniciou no setor de energia — já são mais de 2 mil quilômetros de linhas de transmissão instaladas, duas subestações de 500kV e execução de Unidade Fotovoltaica (UFV) de 636MWp. Segue avançando no mercado de mineração e siderurgia com mais de 12 projetos contratados. Agora, a SKIC busca ampliar sua atuação em outros setores do mercado brasileiro, como papel e celulose, indústria pesada, óleo e gás, saneamento e portos.

No setor de construção, os materiais e equipamentos podem representar cerca de 65% do custo total de um projeto, o que reforça a importância da área de compras como vital para o negócio. Com a gestão não se resumindo apenas às negociações de preço e condições de fornecimento, são atribuições de Compras o cuidado na responsabilidade socioambiental, gestão de contratos e monitoramento dos fluxos de entrega para conformidade de prazo e qualidade, sempre com a garantia de transparência e compliance. Os processos de seleção, avaliação, homologação e desenvolvimento de fornecedores são transversais no cumprimento desses objetivos e possuem forte envolvimento conjunto de outras áreas organizacionais, particularmente Engenharia e Qualidade.

Dessa forma, a visão estratégica de cada atividade em Compras direciona o desenvolvimento de um planejamento geral das obras, o que pode ser um desafio em um mercado que ainda não é maduro na proficiência de planejar. Analogamente, na área de Logística, os desafios de planejamento e controle de estoques, controle de manutenção e utilização de equipamentos — e sua garantia de disponibilidade — representam um importante direcionador do custo final do empreendimento. Assim como o projeto e a execução da obra, Compras e Logística podem determinar o sucesso ou não do empreendimento.

Para a SKIC, a área de compras é definida muito além do que apenas um setor de suporte às operações; é uma função estratégica que impacta diretamente a eficiência, a qualidade e o sucesso das obras. Com uma estrutura processual bem definida e uma abordagem focada na excelência, pode contribuir para que a operação seja realizada de forma eficiente e competitiva, promovendo, em última instância, a sustentabilidade e o crescimento do negócio. Em um ambiente desafiador e dinâmico como o da construção e engenharia, o processo de compras é definitivo para a superação de obstáculos e para a adaptação rápida a novas demandas. Os fatores que orientam a visão estratégica de compras precisam, portanto, basear-se nas melhores negociações, eficiência dos processos internos, eficácia do fluxo de entregas nas obras, transparência e integridade.

A necessidade é a “mãe” do lean: motivações para uma transformação em compras

Apesar da orientação e reconhecimento da visão estratégica de Compras, é possível observar diversas “dores” e ineficiências que impactam diretamente as necessidades das obras e que podem ser influenciadas pelos fluxos de abastecimento. São exemplos de “sintomas” encontrados na execução de compras no setor de construção: fragmentações de processos, gestão ineficiente de fornecedores, estimativas de custos e prazos defasados, sobrecarga administrativa, falta de especificações técnicas para o processo de orçamentação, desafios logísticos para atender demandas dos projetos e escassez de fornecedores locais.

Ainda, o mercado da construção tem enfrentado diversos desafios nos últimos anos, especialmente associados a problemas de produtividade e desperdícios. Nesse cenário, a aplicação das práticas Lean se destaca como uma abordagem eficaz para otimizar processos e reduzir custos, sendo particularmente relevante na área de Compras e Logística de abastecimento.

Ao explorar, a partir do estudo de caso da SKIC Brasil, as principais razões pelas quais a implementação Lean pode transformar a gestão de suprimentos, almeja-se contribuir com parceiros e outras partes interessadas neste segmento de negócio.

A gestão de suprimentos no setor da construção, onde os prazos e orçamentos são frequentemente estreitos, é também caracterizada pelo singular dinamismo. São comuns crises e mudanças ocasionadas por diversos fenômenos, como eventos climáticos, alterações na mão de obra, serviços extra escopo e ajustes de engenharia. Esse macrocontexto também reforça a relevância na aplicação dos princípios Lean: ao infundir fluxos de materiais e informações mais contínuos, com o olhar na agregação de valor, a gestão de suprimentos Lean pode se traduzir na eliminação contínua de desperdícios, no gerenciamento dos processos na medida certa, no engajamento verdadeiro das equipes e na liderança com respeito.

“Preparando os alicerces” para atuar nos desafios de compras com o pensamento lean

O trabalho foi iniciado em meados de novembro de 2023. Partindo de rodadas de entrevistas com os principais atores dos processos na matriz da SKIC em São Paulo (SP), nas obras em andamento e com a alta liderança da companhia, essa etapa foi fundamental para compreender o contexto atual e “ouvir a voz” dos clientes internos, o que permitiu definir as principais diretrizes para o projeto:

• Entrega para as obras no prazo, dentro da especificação, com qualidade e dentro do orçamento;
• Eficiência do processo de compra em negociação, parcerias de longo prazo e gestão de custos;
• Transparência: visibilidade em todos os níveis dos parâmetros, qualidade da compra e estoques;
• Integridade para redução de riscos, desde a requisição de compras até a entrega nas obras.

Posteriormente, os principais envolvidos no projeto foram ao Gemba (as obras, onde propriamente a agregação de valor acontece). Isso permitiu coletar informações com base em fatos e dados com a intenção de garantir a imparcialidade das observações, evitando subjetividades que poderiam direcionar o projeto para resultados não desejados, ou que não otimizassem o todo do fluxo “Procure-to-Pay”. Retornando de campo, foi promovido um workshop presencial com diversas lideranças dos processos envolvidos.

Chamado de “Aprender Fazendo” (do inglês “Learning by Doing”), a atividade conjunta permitiu uma imersão nas práticas Lean, e todo o fluxo de valor “Procure-to-Pay” foi mapeado em seu “Estado Atual”. Isso prontamente levantou as principais “dores” e oportunidades que serviram para a próxima onda de trabalho: um novo workshop, que elaborou, de maneira conjunta pelos participantes de diferentes áreas envolvidas no fluxo, o desenho do “Estado Futuro”, contemplando quick wins e outras contramedidas estruturadas em um plano de implementação. Houve, então, a definição de squads de atuação, com equipes, lideranças e sponsors alocados para cada frente de ação na implementação prática do “Estado Futuro”.

Implementando o lean em compras: levantando o edifício

A SKIC Brasil, no esforço de implementar a prática Lean, identificou oportunidades de melhorias substanciais para sua eficiência operacional, resultando em 27 iniciativas distribuídas entre lideranças de toda a companhia. Dentre elas, contramedidas de transformação digital para os processos de requisições de materiais, fluxo de aprovações e especificações técnicas comprovadamente contribuíram para a eficiência dos processos de compras. Também, a definição de fluxos de trabalhos integrados e a preparação de base de dados possibilitaram a visibilidade de todo o processo, o que facilitou a identificação de gargalos entre as etapas “Procure-to-Pay”.

O fluxo de valor “Procure-to-Pay” da SKIC Brasil compreendeu o escopo desde a emissão de requisições de materiais e serviços, passando pelo seu recebimento nos canteiros de obra, até os processos de pagamento. Por meio da análise e reestruturação do fluxo, as equipes de compras puderam possibilitar que os materiais certos chegassem na hora certa, evitando atrasos na obra e minimizando o estoque excessivo — que muitas vezes gerava custos adicionais. A melhoria também viabilizou a promoção de maior conexão entre diferentes áreas da organização, permitindo melhorar as condições de negociação entre si e com fornecedores, além de mitigar riscos que poderiam ocasionar prejuízos irreversíveis, como exposição da imagem da empresa, acidentes com gravidade, e atrasos que poderiam condenar o sucesso do empreendimento.

Um ponto a ser destacado é a importância da análise de dados na gestão Lean. Com a coleta e interpretação de dados relevantes, as equipes de compras puderam identificar padrões de consumo, prever necessidades futuras e tomar decisões mais embasadas. Tornado hábito, isso não apenas permite aprimorar a eficiência, mas também contribuir para a gestão sustentável de recursos — um tema cada vez mais relevante na construção. Esse aprendizado contribui para o ecossistema da construção: inevitavelmente, empresas desse segmento sentem as mesmas “dores” e podem, a partir dessas reflexões, convergir em insights valiosos para fomentar iniciativas próprias para sua eficiência operacional.

Apurando resultados, impactos e lições aprendidas

O trabalho de melhoria, que continua em desenvolvimento, já alcançou resultados expressivos. Mais de 20 mil códigos de cadastro de materiais foram saneados no ERP para padronização das requisições de materiais; um volume significativo de requisições tornou-se digital, correspondendo a 7,5 mil itens na plataforma virtual desenvolvida para este fim, representando um considerável valor financeiro em compras. Foi possível alcançar nos últimos seis meses uma média de 70% das requisições para contratação de serviços dentro do lead time desafiado no “Estado Futuro”, o mesmo para o planejamento das requisições “dentro do lead time” conforme categorias de produtos, o que resultou em uma média de atendimento de 75%.

Some-se ainda os benefícios intangíveis na condução do projeto. Foi presenciada uma forte integração e verdadeira mudança de mentalidade dos envolvidos. A metodologia para o acompanhamento das ações, envolvendo gerenciamento diário e reports semanais dos resultados, garantiu visibilidade e protagonismo dos colaboradores. Com a aproximação da alta liderança, foi percebido o impulso do senso de pertencimento e protagonismo no “fazer acontecer” como um fator de motivação e engajamento, o que refletiu inclusive na retenção dos talentos.

Realizar um projeto com um escopo na abrangência do “Procure-to-Pay” em toda a cadeia de abastecimento no setor de construção foi um desafio grande. Não somente pela quantidade de processos e etapas envolvidas, mas também pelos desafios das “barreiras de escala” que toda empresa de construção possui: obstáculos que limitam ou dificultam o aumento da capacidade e a eficiência em obras à medida que o tamanho ou a complexidade das operações cresce. Isso é desafiador, haja vista que toda obra é única e possui suas particularidades, seja por parte do cliente, da região, da cultura e dos “vícios de trabalho”.

Uma lição importante para lidar com essas especificidades e garantir a perenidade do processo de melhoria foi a concepção dos guardiões dos processos. Os guardiões possuem a missão de garantir que voltem o olhar para os novos padrões estabelecidos durante o processo de mobilização de novos projetos, considerando as melhores práticas e acompanhem durante um período os novos colaboradores sobre o “nosso jeito de fazer”. Isso visa tratar também pressupostos cognitivos que são percebidos — por exemplo, por meio de frases carregadas de vieses de confirmação, tais como “em obra isso não funciona” ou “em obra sempre foi assim”. A função dos guardiões de processos foi observada como eficaz: projetos que tiveram essa prática aportaram 100% de aderência aos novos padrões de melhoria desenhados, o que também fortaleceu o vínculo com o gestor da obra para articular e manter seu fundamental patrocínio para sustentação das melhorias.

Lean em compras: eficácia para enfrentar desafios contemporâneos

A realidade do setor de construção é marcada por desafios significativos, mas também por oportunidades promissoras. Entre os principais desafios, destaca-se a necessidade de aumentar a eficiência, reduzir desperdícios e melhorar a qualidade dos projetos. A adoção de práticas Lean na cadeia de suprimentos da construção surge como uma resposta eficaz a esses desafios, promovendo uma cultura de melhoria contínua e otimização de processos.

Essas práticas combinadas nas funções de compras oferecem oportunidades valiosas para o setor da construção. Incentivam a colaboração entre equipes, a utilização eficiente de recursos e a eliminação de atividades que não agregam valor. Além disso, contribuem para as obras se concluírem dentro do prazo e do orçamento, aumentando a satisfação dos clientes, o comprometimento da mão de obra e a competitividade da empresa.

Há que se destacar que a implementação Lean em compras não é apenas uma questão de busca de eficiência operacional, mas de transformação do mindset organizacional. A adoção dos princípios Lean requer um comprometimento em todos os níveis da organização, promovendo uma mentalidade de melhoria contínua. Isso pode levar a uma transformação significativa na forma como as empresas de construção operam, desde o canteiro de obras até as decisões estratégicas.

Em conclusão, a gestão Lean na área de compras no setor da construção se mostra uma estratégia efetiva para enfrentar os desafios contemporâneos. Ao eliminar desperdícios, aprimorar processos e fomentar parcerias, as empresas podem não apenas reduzir custos e aumentar a eficiência, mas também garantir um diferencial competitivo em um mercado em constante evolução. A gestão de compras não deve ser vista apenas como uma função operacional, mas como um elemento estratégico na busca pela excelência operacional e pela entrega de valor ao cliente.

Fica o convite para todos os profissionais do setor refletirem sobre suas operações atuais e considerarem como pequenas mudanças podem levar a grandes resultados. A adoção de práticas Lean não é apenas uma tendência, mas uma necessidade para garantir a sustentabilidade e o sucesso a longo prazo dos negócios. “Nós somos o que repetidamente fazemos. A excelência, então, não é um ato, mas um hábito.” Que cultivar o hábito da excelência nas práticas diárias possa transformar o setor de construção para melhor.