Há um antigo provérbio chinês que diz que “quando as raízes são profundas, não há razão para temer o vento". A metáfora sugere que bases sólidas nos permitem passar por maus momentos e resistir, sobreviver e superar. Uma árvore firmemente sustentada por suas raízes dificilmente padecerá frente às intempéries.

Agora, façamos uma adaptação da metáfora: imaginemos que a árvore é um problema com o qual estejamos lidando. Algo que nos esteja incomodando, um desvio em relação ao desempenho esperado. Quanto mais fortes e profundas forem as raízes, mais difícil será removermos a árvore (resolvermos o problema).

Em gestão, quando estamos tratando da capacidade de indivíduos e equipe para lidar com problemas, frequentemente usamos a metáfora adaptada, acima descrita. Não se consegue resolver um problema, de verdade, se, antes de pensar em algum tipo de solução, não se analisar profundamente o que chamamos “causa raiz”.

Essa é uma das premissas essenciais do pensamento lean. A ideia de que todos os problemas que ocorrem no dia a dia de uma organização, grandes ou pequenos, incomuns ou recorrentes, só acontecem porque têm como base, como origem, causas primárias fundamentais, na maioria das vezes “escondidas”, como as raízes de uma planta.

Assim, jamais conseguiremos resolver um problema se não formos capazes de identificar e compreender profundamente suas causas. E, consequentemente, se as soluções não forem pensadas e implementadas exatamente no sentido de dirimi-las, continuaremos a conviver com elas. Se as “raízes” não forem identificadas e atacadas, “folhas” e “troncos” indesejados continuarão a sujar o nosso quintal.

Então, o primeiro passo nesse processo é buscar, revelar e entender como as causas de um problema se manifestam. Para isso, muitas vezes é preciso fazer uma análise detalhada e persistente, pois raramente as “raízes” estão expostas à luz. Quase sempre, precisamos cavar. E cavar dá trabalho.

É necessário investirmos tempo e energia para aprofundarmos nosso entendimento sobre as relações entre os “sintomas”, o problema e suas origens. Por isso recomendamos, sempre que possível, estar presente no local em que o problema se apresenta (gemba) para que possamos capturar a realidade com os próprios olhos. E potencializar nossas observações considerando demais fatos e dados relevantes.

Na gestão lean, é comum dizermos que a busca e a análise das causas raízes são os processos que vão trazer o verdadeiro entendimento sobre a natureza dos problemas com os quais estamos lidando. Dada a relevância dessa premissa, uma série de técnicas foram sendo desenvolvidas e refinadas ao longo dos anos para ajudar os profissionais a incorporá-la a suas rotinas de gestão. Um exemplo simples e emblemático é o método dos “5 porquês”.

Trata-se de perguntar repetidamente “por quê?” cinco vezes, sempre em busca de aprofundar o entendimento sobre as possíveis causas de um problema até chegar às suas “raízes”. O método foi descrito por Taiichi Ohno, um dos arquitetos do Sistema Toyota, no livro "O Sistema Toyota de Produção", publicado no Brasil em 1988. Ohno sugere o seguinte exemplo para ilustrar a necessidade de nos perguntarmos sobre “o porquê dos por quês”. Diante de uma máquina que parou de funcionar, deveríamos indagar:

1. Por que a máquina parou? Porque houve uma sobrecarga e o fusível queimou.

2. Por que houve uma sobrecarga? Porque o rolamento não foi lubrificado como deveria.

3. Por que não foi devidamente lubrificado? Porque a bomba lubrificadora não estava bombeando o suficiente.

4. Por que a bomba não estava bombeando o suficiente? Porque o eixo da bomba estava danificado e fazia barulho.

5. Por que o eixo estava danificado? Porque não havia proteção e os resíduos acumulavam-se na bomba.

Esse exemplo pretende mostrar que sem os “por quês?” sucessivos, fatalmente se iria substituir o fusível ou a bomba, mas o problema continuaria acontecendo. Assim, perguntar “por quê?” sucessivamente é uma forma de descobrirmos as causas primárias de um problema, podendo, assim, tornar mais efetivos nossos esforços no sentido de solucioná-lo.

Buscar e eliminar as causas raízes para resolver problemas pode até parecer óbvio, quase que trivial, mas não é. Boa parte das empresas não detém essa habilidade disseminada de maneira consistente. Diariamente, nos deparamos com organizações de diferentes setores, tipos e tamanhos lutando para tentar resolver seus problemas, mas atacando prioritariamente os “sintomas”. E as raízes continuam lá, intactas. E, como já sabemos, quanto mais profundas forem as raízes...