A Supergasbras pertence SHV Energy, líder mundial em distribuição de gás de petróleo líquido (GLP), e distribui 140 mil toneladas de GLP (Gás LP) que atende, aproximadamente, 11 mil postos de revendas, 10 milhões de famílias brasileiras e mais de 50 mil clientes industriais e comerciais em todo o país. Além disso, conta vinte unidades de negócio com 17 plantas engarrafadoras, mais de 40 depósitos e com uma planta de fabricação e requalificação de cilindros.
Com as diversas mudanças que o mercado de gás sofreu nos últimos anos, a Supergasbras sentiu-se desafiada a buscar excelência nas suas operações para entregar mais e melhor valor aos seus clientes. Para isso, iniciaram uma Jornada Lean.
Os principais resultados foram:
O início da jornada e a definição das prioridades
A empresa iniciou sua jornada lean em 2017, em uma unidade piloto onde foi criado o modelo de implementação para todo o Brasil, bem como a forma de medir o progresso dessa jornada através de níveis de maturidade.
A implementação em cada unidade de negócio, se iniciou pelas áreas de operações e logística e depois vem se expandindo para as áreas de suporte, como comercial, instalações industriais, financeiro e RH. O trabalho da Supergasbras com o lean envolve a implementação de seis elementos básicos do sistema gestão de Lean. Os elementos são:
1) Gerenciamento do Desempenho (GD) é um sistema de reuniões entrelaçadas para avaliar o desempenho e priorizar os principais problemas as serem resolvidos.
2) Solução de problemas é o elemento que estrutura através de um método científico de 8 passos também conhecido como A3, a tratativa dos problemas expostos nos GDs.
3) Padronização é o elemento para garantir que os resultados das soluções implementados nos A3 sejam mantidos e ampliados.
4) 5S – é o elemento que ajuda a criar padrões no ambiente de trabalho ou processo, tornando-o mais organizado, mais seguro, mais fácil e rápido a identificação de anormalidades, além de ajudar a capacitar o time em eliminar desperdícios.
5) Gemba – é o elemento que desenvolve o líder para ir ao gemba para confirmar padrões e/ou desenvolver as pessoas para a melhoria contínua usando perguntas abertas.
6) Trabalho padronizado do Líder é o elemento para o líder estruturar e padronizar as suas atividades diárias em uma agenda e bloquear horários para cumprir com as atividades que são essenciais para um líder Lean sustentar e desenvolver a cultura de melhoria contínua.
Para avaliar o progresso da jornada, foi criada um a escala de Maturidade, de 0 a 5 em que o nível 1 corresponde o início da implementação em uma área piloto da unidade, e o nível 5 que corresponde a implementação em todas das áreas da unidade de negócios e com maturidade plena.
Hoje todas as unidades de negócio já iniciaram a sua jornada Lean, porém estão em níveis de maturidade diferente.
O GD como o alicerce para executar estratégia
Na Supergasbras, o GD começa com o desdobramento da estratégia conforme mostrado na figura abaixo:
A partir desse desdobramento, cada área em cada nível tem objetivos claros a serem alcançados. Em seguida, define-se as variáveis de controle (indicadores) que a área iria medir para atingir esses objetivos. É importante que essas variáveis sejam bem visuais, direcionáveis à meta e sejam fáceis de identificar se o time está ou não ganhando (veja o exemplo abaixo).
Essas variáveis são colocadas no quadro de desempenho que será monitorada no GD.
Outro ponto importante ao montar a estrutura do GD, é pensar em como as reuniões se entrelaçam nível após nível.
Mas como funciona o GD na Supergasbras?
Os níveis das reuniões
A Supergasbras estabeleceu quatro níveis de reunião em seu modelo de gestão com o GD, cada uma com seu quadro:
O quadro de linha é preenchido em cadência horária e pelos próprios operadores, contando com a cadeia de ajuda para escalar os problemas quando for necessário.
Os demais quadros são preenchidos diariamente e a reunião conta com a participação do líder da área e os seus reportes diretos analisando os problemas que aconteceram nas últimas 24horas e/ou foram escalados nível abaixo.
As reuniões são curtas e acontecem sempre em frente ao quadro, normalmente com as pessoas em pé. Elas precisam contar com uma agenda clara, discutindo as últimas e as próximas 24h de trabalho. Essas reuniões não são para resolver o problema, mas sim para avaliar as lacunas de desempenho nas variáveis de controle, endereçar ações para restabelecer o desempenho desejado e/ou definir as ações serão escaladas para o próximo nível (ações em que o time não tem autonomia para resolver).
Solucionar problemas envolvendo todas as pessoas todos os dias
Os GDs estão sempre expondo problemas que dependendo do nível de complexidade diferentes abordagens podem ser utilizadas. Por exemplo, problemas simples, chamados ver e agir e que não necessitam de uma análise de causa raiz, basta designar uma ação para resolvê-los. Problemas mais complexos, entretanto, exigem uma metodologia científica para sua resolução, através de uma ferramenta que conhecemos como A3.
Então, resumindo, o que podemos aprender com a Supergasbras?
Nossos aprendizados e dicas para quem está iniciando
Passados alguns anos de jornada, a Supergasbras já reúne alguns aprendizados que foram conquistados em suas investidas.
A equipe da Supergasbras considera que alguns elementos ajudaram muito na jornada:
No fim das contas, a implementação lean na Supergasbras é mais um exemplo de sucesso da aplicação da filosofia nos mais variados setores.
O que a empresa enfatiza é que as ferramentas e práticas lean, embora vitais para o sucesso, representam somente 20% do caminho. Os outros 80% estão no desenvolvimento das pessoas, no engajamento e na cultura que deve ser criada.
Parte dos novos comportamentos desejados para que os problemas sejam expostos e resolvidos por todos em todos os níveis está a criação de ambientes psicologicamente seguros, onde os indivíduos se manifestam, compartilham suas opiniões e ideias abertamente, assumem riscos, admitem falhas, aprendem com as falhas e têm discussões honestas e abertas.
A segurança psicológica e o constante combate à cultura do medo na exposição e tratativa de problemas precisam ser trabalhadas de forma propositiva, envolvendo lideranças e liderados em todos os fluxos de valor da organização.
A empresa entende que a caminhada é longa e que somente juntos, aprendendo uns com os outros, podemos ajudar as pessoas para que executem melhor o trabalho, conquistem excelentes resultados, entreguem cada vez mais valor para os seus clientes e melhorem a sociedade.
Video de apresentação do GD na Supergasbras: https://conteudo.lean.org.br/gerenciamento-diario-gd