A fabricante brasileira de cadernos e agendas Tilibra conquistou em apenas cinco dias melhorias superiores a 50% em importantes indicadores do negócio, como redução de falhas, cumprimento do plano de produção, redução de perdas e melhoria OEE, ao realizar sua segunda edição da semana kaizen, um conceito advindo da mentalidade enxuta. Veja abaixo os principais resultados que eles conquistaram em somente uma semana:

Principais resultados

Todos esses resultados impactaram diretamente na fluidez da produção, diminuindo o número de interrupções nas máquinas e para os operadores, na segurança e na melhoria na qualidade de seus produtos. Tudo isso foi possível graças ao comprometimento de todos envolvidos na construção do MFV (Mapeamento do Fluxo de valor), identificando os principais entraves e oportunidades de melhorias alinhado a uma matriz de resultados e foco na execução dessas ações durante a Semana Kaizen. Durante esta semana, 71 ações foram sugeridas, e 52 foram imediatamente implementadas. As ações visavam melhorias em equipamentos, no processo, na qualidade, em segurança, nos 5S e no planejamento.

A empresa está inserida em um nicho de mercado extremamente sazonal – cadernos e agendas são pouco adquiridos durante os meses de março a novembro, mas suas vendas sobem de forma astronômica no final e no começo do ano, quando estamos em transição de um ano letivo para o próximo. Assim, a Tilibra precisa estar preparada para essa sazonalidade de mercado para poder atender à demanda de pico. Por isso, eles buscavam alternativas conceituais e técnicas para superar sua produção empurrada e passar a atender melhor seus clientes. O lean surgiu como opção para esta gestão mais assertiva.

Em seu primeiro contato com a filosofia, a Tilibra foi apresentada ao conceito de lean office, ou seja, à aplicação do lean em ambientes administrativos. O prospecto de utilizar o lean no escritório encheu de brilho os olhos do presidente da empresa. Entretanto, decidiram começar por um piloto na manufatura para, somente depois, aplicar a mentalidade ao escritório. Um dos focos iniciais de sua jornada está no kaizen (mais especificamente, na realização de uma semana kaizen, buscando melhorias para a empresa).

Antes de passar para o escritório, eles buscaram maturidade na manufatura, realizando duas semanas kaizen em momentos distintos: a primeira foi um kaizen piloto, cujos bons resultados levantaram os ânimos de todos para que seguissem para a segunda etapa. Já a segunda mostrou a maturidade que a empresa desenvolveu após alguns meses trabalhando com o lean, com uma semana ainda mais fluida e que resultou nas impressionantes conquistas que foram citadas no começo deste artigo. Assim, reunimos algumas dicas e lições aprendidas que a Tilibra gostaria de compartilhar com a comunidade lean sobre como realizar uma semana kaizen de sucesso.

Dica #1: A semana kaizen exige disciplina

Ingressar em uma semana kaizen requer que todos os envolvidos estejam completamente dedicados e comprometidos. É vital que todos estejam focados em atingir os objetivos e as metas definidos nos A3, envolvendo-se sempre e totalmente nas discussões e nas possíveis soluções que serão implementadas. Para isso, é necessário que todos estejam disponíveis e, principalmente, abertos às mudanças (Lean Thinking) que ocorrerão no trabalho após a implementação das melhorias. Um bom termômetro do engajamento do pessoal na semana kaizen é o cumprimento da agenda: como estamos realizando as ações em relação ao programado? Os horários estão sendo cumpridos? Atente-se a esses detalhes para aproveitar as potencialidades da semana kaizen.

Dica #2: Tudo começa pela Liderança

Antes de esperar que todos estejam engajados na semana kaizen, é imprescindível que a liderança esteja à frente de todo o projeto. Sem uma liderança ativa e participante, trazendo todos a bordo, o engajamento será muito comprometido. Os líderes são os responsáveis pelo planejamento e, mais importante, pelo compartilhamento dos resultados e pela divulgação da semana. Todos precisam saber que estamos em uma semana kaizen.

Dica #3: O segredo está na objetividade

A essência da filosofia lean e, principalmente, de uma semana kaizen está na simplicidade. Muitas vezes, ficamos presos a ações complexas e travados por questões burocráticas para realizar melhorias. Isso atrapalha todo o trabalho e impede que consigamos conquistar os objetivos que buscamos. O que torna a semana kaizen tão eficiente é sua objetividade. Quando for apresentar melhorias ou mudanças a serem realizadas, procure sempre ser o mais direto possível, deixando claro para todos o que precisa ser feito e quando. O uso de imagens e poucas palavras torna tudo mais simples de ser entendido e implementado.

Dica #4: A semana kaizen é um reflexo da cultura lean

Não se pode pensar na semana kaizen como sendo simplesmente uma semana de melhorias. Ela vai muito além. Trabalhar uma semana inteira com foco no kaizen deve ser uma experiência única que promove uma imersão total na cultura lean. Dessa forma, é possível garantir que todas as possíveis replicações e extensões dos projetos sejam realizados no futuro e o mais rápido possível, o coração do yokoten. Não se esqueça: a base do lean está em pensar antes de investir e em ir e ver. A semana kaizen deve contar com o mínimo de investimento e despesas e com o máximo de mãos à obra. Pratique o “Trystorming”, ou seja, suar de pensar e mão na massa.

Dica #5: Divirta-se

No final das contas, a semana kaizen deve ser divertida para os envolvidos. Eles podem se esquecer dos problemas pessoais, deixando de lado celulares, e-mails, WhatsApp e afins, e realmente se conectar com o trabalho e com seus colegas. Se a semana kaizen estiver sendo um peso para as pessoas, e elas estiverem reclamando de ter que realizá-la, algo está errado. Crie um ambiente positivo para que elas possam ter alegria durante a semana, celebre cada resultados atingido e esperar ansiosamente pela próxima.

Continue sempre aprendendo

A Tilibra já realizou duas instâncias de semana kaizen em suas investidas. Embora a primeira semana já tivesse sido um grande sucesso, foi notória a evolução que eles tiveram da primeira para a segunda. Eles aprenderam a importância do trabalho em equipe: juntos, eles reuniram 71 problemas com ações para solucioná-los, algo que nenhum ser humano, sozinho, conseguiria fazer. Das ações elencadas, 73% delas já foram implementadas, com 94% daquelas de menor esforço (após uma análise por meio da matriz de Impacto vs Esforço) em vigor.

Eles ainda aprenderam a importância de planejar, divulgar e engajar as pessoas durante a semana. Eles dividiram a semana em três etapas: no primeiro dia, o foco estava em treinar as pessoas e iniciar o processo de busca por melhorias; no segundo, no terceiro e no quarto dias, eles realizaram as melhorias no Gemba (termo em Japonês, que significa aonde as coisas acontecem, onde o trabalho é realizado); por fim, o quinto dia foi destinado à celebração, um importante momento de perceber todas as conquistas que tiveram. Assim, integraram todos os departamentos (produção, manutenção, eficiência operacional, almoxarifado e PCP) e garantiram a dedicação de todos, tudo com um baixo investimento de capital.

Conviver com os problemas e enxergá-los através do MFV (Mapa do Fluxo de Valor) deu a eles uma visão clara dos processos e facilitou o apontamento de mais problemas, garantindo um alinhamento entre a produção e o planejamento de parada. Por fim, eles conseguiram implementar as ações sem burocracia, adotando o verdadeiro espírito do kaizen. Fazer uma semana kaizen não é sinônimo de simplesmente fazer uma semana de melhorias; é sinônimo de mergulhar fundo em uma nova cultura, uma cultura de melhoria contínua: a cultura lean.