“Aprender a enxergar” é o passo inicial para “aprender a agir”. Fazendo com que os fatos de qualquer situação fiquem claramente visíveis, é muito mais fácil chegar a um consenso sobre o que é necessário ser feito, criar um compromisso em fazê-lo e manter o foco para sustentá-lo por muito tempo.

No entanto, o que torna a visualização realmente poderosa é que ela muda comportamentos e aperfeiçoa significativamente a efetividade do trabalho em conjunto para fazer as coisas acontecerem. Isso muda a perspectiva do pensar em silos e de culpar outros para focar no problema ou processo, gerando, assim, um nível muito mais alto de engajamento e de trabalho em equipe. Isso pode ser visto em muitos níveis na jornada lean. Aqui está a minha lista, mas eu tenho certeza de que você pode pensar em muitos mais.

Trabalho padronizado definido pela equipe como a melhor forma de se desempenhar uma atividade torna o trabalho visível, torna a necessidade do treinamento para alcançá-lo visível e estabelece uma plataforma para melhoria. Da mesma forma, a gestão padronizada torna as visitas regulares ao chão de fábrica visíveis para procedimentos de auditoria, revisão do progresso e para levar questões a serem resolvidas num nível superior.

Quadro de Controle de Processo que registra as ações planejadas e o que está realmente sendo alcançado em uma cadência frequente torna os desvios do plano visíveis, assim as equipes podem responder rapidamente para voltarem ao plano e registrarem quais problemas estão ocorrendo e por que eles ocorrem para uma análise posterior.

Mapas do Fluxo de Valor tornam o processo do começo ao fim visível, então todos entendem as implicações do que eles fazem para o resto do processo de criação de valor e, assim, esforços de melhoria podem ser focados para fazer o fluxo de valor seguir de uma forma nivelada linear com demanda.

Salas de Controle que trazem informações dispersas dos Quadros de Controle de Progresso torna a sincronização de atividades visíveis ao longo do fluxo de valor, define a taxa de demanda para apoiar os fluxos de valor, dispara a necessidade de escalar questões e de analisar as causas raízes de problemas persistentes.

Relatórios A3 tornam o processo de pensamento visível do diálogo entre gerentes seniores e o autor ou a equipe, se eles estiverem resolvendo problemas, fazendo uma proposta ou desenvolvendo e revisando um plano de ação.

Desdobramento da estratégia torna as escolhas visíveis quanto à priorização de atividades, exclusão de outras e condução do diálogo catchball para transformar objetivos de nível alto em ações mais abaixo da organização.

Finalmente, o Obeya (palavra em japonês que significa “sala grande”) torna o trabalho em conjunto visível em um ambiente de projeto. Até então, isso tem sido usado para a gestão de desenvolvimento de novos produtos e projetos de engenharia. No entanto, as organizações como a Boeing estão descobrindo quão poderoso isso pode ser na gestão de projetos no Escritório Executivo (veja a apresentação e o podcast de Sharon Tanner).

O Obeya é, em minha opinião, a chave de tornar toda essa visualização efetiva. Ele traz todos os elementos supracitados para definir os objetivos, escolher algumas métricas vitais, planejar e revisar frequentemente o progresso e os atrasos da equipe de trabalho concorrente, decidir quais questões necessitam escalar para o próximo nível e capturar a aprendizagem para o próximo projeto (veja a Discussão, apresentação e podcast de Takashi Tanaka).

Mas o mais importante é que isso cria um contexto, no qual as decisões são baseadas em fatos e registradas na parede, evitando decisões improvisadas e prevaricações. Também assegura que as restriçães de recursos e as situações de perde-ganha que podem surgir entre os Departamentos sejam enfrentadas e resolvidas para não retardar o projeto.

Revisando o progresso e atrasos em uma base diária ou semanal em vez de esperar por reuniões de revisão menos frequentes leva a solução mais rápida de problemas. Já que essas reuniões apenas precisam ser dirigidas aos desvios do plano e como agir diante deles, eles podem aproveitar mais seu tempo de gestão.

Em resumo, o Obeya traz todos os elementos da gestão lean juntos. Prender-se a uma gestão extremamente visual vai certamente levá-los a uma calamidade. Eu já vi paredes inteiras com informações desatualizadas que não eram usadas ativamente em decisões do dia a dia. Aprender a como focar a atenção apenas na informação certa para tomar a decisão certa é o meio para desbloquear o poder real da visualização e do trabalho em equipe no Obeya.

Traduzido por Tamiris M Manzano.