O Brasil é historicamente conhecido como um dos países que mais tempo leva para conseguir as aprovações necessárias para iniciar estudos clínicos. Com isso, muitas vezes se perde a oportunidade de participar desses estudos ou então ficamos com um menor número de participantes de pesquisa em relação a outros países que realizam mais rapidamente esse processo de aprovação.
Nesse contexto, a Roche, uma das maiores fabricantes mundiais de produtos farmacêuticos, enfrentou a difícil tarefa de reduzir o lead time do processo para que o país não ficasse para trás e deixasse de aproveitar as oportunidades e o potencial desses estudos. A multinacional conseguiu reduzir em quase 50% o tempo de aprovação utilizando o lean no Brasil e alcançar tempos semelhantes àqueles encontrados nos países com melhores índices, como alguns países da Europa, trazendo aos brasileiros mais oportunidades para participar de futuros estudos, que são fundamentais para desenvolver novos tratamentos inovadores a várias doenças diferentes.
Agora, a Roche possui um novo sistema de gestão implementado com gerenciamento diário e gestão visual para apoiá-los na tomada de decisões com consequente aceleração no processo como um todo. Ao mudar sua estrutura de silos, que os faziam trabalhar juntos, mas não conectados, conquistaram um maior compartilhamento de experiências e soluções.
O resultado disso tudo é uma mudança cultural e comportamental das pessoas envolvidas no projeto, que passaram a implementar melhorias além das discussões das verticais, que são os principais focos da transformação. Assim, reduziram os tempos e aumentaram a produtividade das verticais (os principais focos da transformação), desenvolvendo um pensamento mais sistêmico através das discussões dos gerenciamentos diários.
Mas como eles conseguiram tudo isso?
O Brasil é um core country para a condução de estudos clínicos, com o número de estudos quase dobrando entre 2019 e 2020. Entretanto, com o cenário regulatório brasileiro altamente complexo e imprevisível, essa percepção de workload elevado combinada com a restrição da empresa em seguir com novas contratações no mesmo ritmo dos últimos anos tornavam o modelo atual de trabalho da Roche insustentável. Se eles não mudassem a forma de trabalhar, não conseguiriam alcançar o dobro de projetos e deixariam os pacientes brasileiros para trás em toda essa situação.
Por isso, desde julho de 2020, a Roche enfrenta um contexto de transformação da Pharma, com a expectativa de aumentar o investimento em pesquisa e desenvolvimento e dobrar o número de projetos em cinco anos. Como uma resposta a essa necessidade de mudar o cenário brasileiro para acompanhar o ritmo global da empresa, eles precisavam desenhar um novo sistema de gestão com a visão de fornecer de três a cinco vezes mais benefícios para os pacientes pela metade do custo para a sociedade.Então, o trabalho começou. Análises do estado atual da empresa apontaram os principais ofensores do lead time, servindo como base para a definição das verticais e dos objetivos, e permitiu que eles enxergassem qual seria a ponte para chegar do estado atual para o estado futuro, que era a situação em que eles imaginavam estar de acordo com os objetivos que haviam proposto. Assim, perceberam quais deveriam ser as ações e contramedidas que precisariam implementar para estabilizar ou melhorar o estado atual que possuíam, implementando os kaizens no processo. E os resultados não demoraram a aparecer…
O estudo “Kate 3”
Um dos estudos clínicos da Roche que demonstrou excelentes resultados graças à implementação lean foi o “Kate 3”. Eles conseguiram alcançar um tempo de ativação de 133 dias, abaixo inclusive da meta definida no início do projeto, que era de 155. Esses resultados expressivos surpreenderam a equipe global da Roche por serem semelhantes aos encontrados nos países com melhores índices nesse processo, como o Estados Unidos. Isso era algo impensado para o Brasil, que sempre foi reconhecido como um país de extrema complexidade e lentidão em seus estudos clínicos. Mais do que isso, eles conseguiram colocar o Brasil como o primeiro país do mundo a fazer as submissões deste estudo clínico um dos primeiros países a dar início ao estudo e a recrutar participantes da pesquisa, um resultado que realmente impressiona.
Ouça a entrevista com a equipe Roche
Ouça a entrevista com a equipe Roche
Isso tudo fez com que o Brasil passasse a ser visto com melhores olhos perante ao time global da Roche, algo que deu muita força à implementação lean no grupo. Como reconhecimento desses resultados, o país recebeu prioridade no recebimento de materiais do estudo pelo time global, algo que é muito difícil de acontecer e que permitiu que os medicamentos chegassem de forma muito mais rápida no país.
O planejamento e a colaboração de todas as equipes envolvidas neste estudo notavelmente impactaram positivamente nos resultados e, coletivamente, levaram este estudo a um sucesso sem precedentes, tornando-o referência para todos os estudos da organização, não somente a nível local, mas a nível global.
Reflexões e novos avanços
Em apenas seis meses no projeto, a Roche conseguiu aumentar o número de estudos de 65 para 81, com uma expectativa de chegar a 100 daqui mais seis meses, tudo sem aumentar o número de pessoas dedicadas. Recentemente, eles foram classificados na primeira posição mundial no ranking de reputação corporativa avaliado por associações de pacientes de todo o mundo, conforme publicação no Corporate Reputation of Pharma report, realizada pela PatientView, uma organização independente do Reino Unido. Em 2018, eles haviam ficado na quarta colocação.
Para continuar crescendo e seguindo no rumo certo, eles têm a certeza de que podem levar para o futuro os aprendizados que tiveram até aqui. Foram resultados expressivos que eles conquistaram em um tempo tão curto ao conectar a filosofia lean com o pensamento ágil, fazendo análises de problemas e ciclos curtos de implementação. O ritmo e o engajamento da equipe foram elementos essenciais para essas conquistas, e, assim, a melhoria contínua passou a fazer parte da agenda deles.
Munidos de toda essa experiência, eles buscam seguir com a implementação dos kaizens nos níveis ético, regulatório e de feasibility, conectando as verticais ao gerenciamento diário. Expandir cada vez mais essa transformação por toda a empresa e cada vez mais num nível mais profundo traz uma importante contribuição para toda a sociedade brasileira: quanto mais ágil o processo, mais acesso as pessoas terão e serão beneficiadas com novos medicamentos. Esse é o poder que o lean tem de impactar na vida das pessoas e da sociedade.
Este caso foi gerado a partir dos aprendizados do projeto apoiado pelo Lean Institute Brasil. Ele foi conduzido por uma equipe de especialistas da vertical de serviços.