A disseminação da Covid-19 infelizmente está aumentando e deixando pessoas e organizações em meio a uma crise sem precedentes. No mundo corporativo o impacto foi imediato, exigindo ações com agilidade.

A filosofia lean desenvolve capacidades que são fundamentais em momentos difíceis como este. Seu reforço e aplicação pode fazer uma grande diferença, levando a uma reação mais consistente e robusta, que minimize os efeitos da crise e deixe a empresa mais bem preparada para a retomada.

Destaco alguns princípios lean, todos eles válidos a qualquer momento, mas que merecem especial atenção para organizar a resposta das organizações a esta crise:

Respeitar as pessoas

O respeito às pessoas tem um sentido bastante amplo no lean thinking, sendo a base da confiança mútua necessária para que todos contribuam para a melhoria contínua. Neste momento, aspectos básicos desse respeito precisam ser colocados em prioridade, como o uso de medidas de proteção à saúde dos colaboradores, conforme as recomendações sanitárias, e a manutenção do emprego, evitando demissões.  A forma como a liderança conduzir a crise, com transparência e preservação do time, refletirá por muito tempo no comprometimento do principal patrimônio da empresa: sua equipe.

Manter a calma e a visão sistêmica

Da mesma forma que na Segunda Guerra Mundial foram necessários – e ficaram famosos – os cartazes “keep calm…”, também é preciso reflexão para evitar decisões apressadas, sem medir as consequências imediatas e futuras. É preciso entender quais serão os “impactos sistêmicos” das decisões antes de tomá-las. Claro que o momento pode exigir decisões rápidas, mas, neste caso, rapidez não pode significar “pressa”, no sentido de se abandonar a análise crítica dos impactos no fluxo de valor mais amplo. Assim, antes de tomar decisões, busque um conhecimento profundo sobre os contextos, os problemas, as causas, as ações e as consequências do que se pretende fazer. As ferramentas lean, como o pensamento A3 e a análise de fluxos de valor, podem ser utilizadas de maneira prática e rápida, auxiliando na tomada de decisões consistentes.

Reforçar a conexão com os clientes

A relação com os clientes é o elo mais importante de uma empresa em qualquer tempo e é a base do lean thinking. Na crise, busque formas de estreitar os laços e a comunicação, para conhecer as dificuldades que seus clientes enfrentam neste momento, desenvolvendo maneiras criativas sobre como apoiá-los na resolução dos novos problemas que surgirem. Além de reforçar o relacionamento e a parceria duradoura, isso pode gerar novas ideias de serviços, produtos, formas de atendimento e até mesmo negócios, com potencial de continuidade após a crise.

Resolver os problemas “um a um”

Pensar de forma lean é pensar em como resolver problemas. Uma maneira eficiente de se fazer isso é focar em “pequenos ciclos”. Ou seja, identificar, analisar e resolver “um problema de cada vez”, através de “pequenos PDCAs”, acumulando aprendizados. Isso se encaixa perfeitamente em contextos em que mudanças drásticas e repentinas ocorrem a cada dia, como o atual. Utilize plenamente as capacidades organizacionais de solução estruturada de problemas com a participação de todos, desenvolvidas ao longo de sua jornada lean, para atacar as inúmeras dificuldades que se multiplicam na crise, uma a uma.

Reforçar a flexibilidade e a adaptabilidade

Uma das bases do sistema lean é a capacidade de ser flexível, de se adaptar de forma rápida às necessidades. Isso é obtido através de diversos conceitos e ferramentas lean aplicáveis em ambientes de produção ou escritórios, como fluxos por família de produtos, células de produção, equipamentos e layouts flexíveis, setup rápido, sistema puxado etc. A crise traz mudanças enormes nas demandas, exigindo muitas vezes a rápida adaptação das linhas de produção. Da mesma forma que a crise tem impulsionado mudanças rápidas em tantos processos, aproveite para aprofundar a adaptabilidade de suas linhas, aumentando a flexibilidade para ser mais competitivo agora e na retomada.

Articular a cadeia de suprimentos

Assim como você e sua empresa passam por dificuldades, seus fornecedores, e os fornecedores deles, também estão sofrendo para se adaptar às mudanças bruscas de cenário. O lean tem uma visão clara de empresa estendida, ou seja, a construção de parcerias em toda a cadeia de suprimentos. Neste momento, em vez do “cada um por si”, ou da “lei do mais forte”, a negociação, e se necessário o compartilhamento de perdas inevitáveis, pode ser importante para manter a sobrevivência de uma cadeia de suprimentos saudável. Isso significa estreitar os laços com fornecedores, entender suas dificuldades, analisar as maneiras com que eles podem contribuir de forma inovadora e ajudar em novas soluções para todos. Aprofundar a relação com fornecedores também é um patrimônio que fortalece a organização, em tempos de crise e para além dela.

Acelerar o aprendizado digital

Pelo menos um efeito colateral positivo de toda essa pandemia pode ser identificado: ela acelerou enormemente a transformação digital que já vinha ocorrendo na maioria das empresas, porém em outro ritmo. O home office passou a ser utilizado intensamente. Novas formas de comunicação e atendimento aos clientes tiveram de ser rapidamente implantadas. Processos internos tiveram que ser digitalizados etc. Tudo isso, por um lado, enfrenta ainda diversos problemas, mas, por outro, já mostra o potencial de novas formas de trabalho, que com certeza vão se manter e ampliar após a crise. Aproveite essa aceleração forçada para conduzir mudanças e colher aprendizados com o pensamento “lean-digital”, ou seja, utilizando a tecnologia sem perder a perspectiva do valor a ser agregado e as melhorias necessárias nos fluxos que vão atender aos clientes.

Criar uma obeya de crise

Todas as empresas estão em processo quase que permanente de discussão e tomadas de decisão. Isso envolve diversas pessoas, exige a reunião e disseminação de muitas informações, comunicação rápida, construção de consensos etc. O conceito de obeya (também conhecido como Big Room, ou War Room) – largamente utilizado na metodologia lean para desenvolvimento de produtos, gerenciamento do desdobramento da estratégia e gerenciamento de projetos de diversas naturezas – tem total aplicabilidade neste caso. Criar uma “Obeya de Crise” que reúna a gestão visual de todas as informações, questões, ações etc. e que seja utilizada através de uma rotina de interações frequentes é fundamental para organizar o fluxo de decisões. Nestes tempos de distanciamento social, diversas ferramentas possibilitam, inclusive, que seja criada uma “obeya virtual”, possibilitando a interação de uma forma adequada ao momento.

Construir as bases para atuar numa nova realidade

A pandemia tem um ciclo, sobre o qual a ciência ainda busca acumular conhecimento que possibilite previsões quanto à sua duração e extensão de danos às populações nos diversos países. Mas uma coisa é clara: os impactos econômicos, sociais, nas cadeias de fornecimento, nos hábitos das pessoas, nas formas de trabalho, na natureza de negócios e tantos outros vão repercutir por muito tempo. Suas consequências vão muito além do período de quarentena, que em algum momento caminhará para uma transição.

Muitas dessas mudanças trarão consequências permanentes. O período de crise exige das empresas, num primeiro momento, um modo reativo, de mitigação das consequências imediatas. Mas trazem também uma oportunidade de repensar seu posicionamento no mercado, considerando os efeitos dessas mudanças para o momento de retomada da economia. Neste contexto, é interessante criar, o quanto antes, fóruns estratégicos de discussão de cenários, preparando sua organização para a retomada em um ambiente que para muitas organizações será bem diferente do que existia antes da pandemia.

Essas são apenas algumas reflexões sobre como o lean thinking pode continuar apoiando você e sua equipe na busca de seus objetivos. Muitas outras formas, específicas para cada caso, podem ser identificadas.

Nós, do Lean Institute Brasil, nos mantemos à disposição para apoiar a comunidade lean na busca de soluções para os problemas que tenham se tornado mais evidentes ou difíceis nesta crise. Por favor, tragam-nos suas preocupações, assim como experiências que possam compartilhar. Juntos, passaremos por este período de crise com solidariedade e aprendizado coletivo, podendo inclusive tornar nossas organizações mais fortes para a retomada.