Quem atua no mundo corporativo sabe que muitas empresas consomem uma boa parte do tempo disponível para elaborar planos. Especialmente no último trimestre do ano, muitas reuniões consomem recursos e energia de diversas equipes de trabalho, absorvidos nos seus ciclos anuais de planejamento.
Elas montam estratégias detalhadas que exigem discussões longas, às vezes desgastantes, além de horas e horas de trabalho para que as ideias, análises, objetivos, metas e ações sejam formatadas, colocadas no papel, nas planilhas, nos contratos de expectativas, nos sistemas de controle…
O grande problema, porém, é que quando se tenta colocar esses planos em execução, muitas vezes eles não geram os resultados esperados. Isso, evidentemente, traz frustrações e inúmeros problemas.
Por que isso acontece?
Em boa parte dos casos, não é porque as diretrizes estratégicas foram mal elaboradas, mas porque, após sua elaboração, não ocorreu o adequado desdobramento da estratégia, nem uma conexão ao cotidiano da empresa, adequando-a à nova realidade desejada.
Muitas empresas desenham um redirecionamento significativo em seu negócio, posicionamento, proposta de valor etc., sem, no entanto, cuidar de preparar as rotinas básicas nas unidades de trabalho para que apresentem o desempenho esperado nesse novo contexto.
No sistema lean, o Gerenciamento Diário – também conhecido pela sigla GD – tem um papel fundamental em manter a rotina conforme planejado, atingindo as metas estabelecidas e realizando a melhoria contínua. Quando, através de ações estratégicas, os objetivos, processos e formas de trabalhar mudam significativamente, o GD precisa ser atualizado, conectando as pessoas em cada posto de trabalho aos novos objetivos.
Sem isso, o risco é o de se gerar um “gigante com pés de barro” e comprometer a obtenção das mudanças planejadas por problemas básicos. Em muitas empresas com gestão tradicional, baseada em comando e controle, o Gerenciamento Diário é uma espécie de “elo perdido” que quase nunca é colocado em prática para conectar a estratégia idealizada à sua operacionalização no cotidiano das companhias.
São diversas as práticas do GD que podem ser adotadas no dia-a-dia de uma organização para que se concretize o que foi idealizado no plano estratégico.
Por exemplo, a prática de se fazer reuniões rápidas, de 20 a 30 minutos, realizadas diariamente no gemba, com a presença das lideranças e apoio de informações dos quadros de gestão à vista. Essa prática deve mostrar, de forma simples, clara, didática e atualizada, como está ocorrendo a operação – o que foi planejado versus o que está acontecendo de fato. E o planejado, no nível de trabalho mais elementar, deve estar totalmente conectado com as prioridades estabelecidas e desdobradas, deixando clara a contribuição de cada um para a direção estabelecida.
Dessa forma, o GD permite que se constate se está sendo feito o trabalho certo, no tempo correto, olhando para os números adequados, de acordo com o que fora planejado. Assim, o GD tem a capacidade de vincular o propósito idealizado com as variáveis de controle, com a cadeia de ajuda, gerando uma cotidiana solução de problemas feita de forma estruturada.
Nesse contexto, os problemas, quando surgirem, serão sempre identificados e tratados de forma rápida e efetiva por todos na organização. Já sem o GD, as falhas ou não serão descobertas ou aparecerão somente no final dos ciclos. Aí já estarão maiores, por vezes “incontroláveis”, e mais difíceis de serem debeladas. E isso acaba, obviamente, comprometendo os resultados.
É importante reforçar que o papel dos líderes é fundamental para que o GD seja eficiente. Eles devem engajar as pessoas através de seu comportamento, presença e prontidão para apoiar na resolução dos problemas que não puderem ser resolvidos no primeiro nível, tão logo surjam.
Assim, em reuniões rápidas e objetivas, lideranças e liderados devem discutir quais são os problemas que impediram a conquista das metas, as “causas raízes” desses problemas e as formas de eliminá-las, para acabar definitivamente com as falhas e atingir os objetivos.
Trata-se de uma visão de gestão diferente, que pressupõe uma liderança participativa e presente no local onde as coisas acontecem, somado a uma cultura de resolução rápida de problemas, no local onde eles ocorrem e pelas pessoas envolvidas.
O GD permite velocidade na tomada de decisões. Gera um constante alinhamento a o que foi traçado na estratégia. Garante o engajamento e o foco nos diferentes níveis da organização. Encoraja e empodera todos para executarem as atividades visando manter os parâmetros estabelecidos no desdobramento da estratégia. E, assim, invariavelmente traz resultados consistentes, enquanto prepara bases sólidas para a empresa no futuro.
Portanto, faça esta reflexão: na sua organização, os saltos de desempenho planejados muitas vezes não se concretizam devido a desvios que correm na execução das ações e no cotidiano operacional, conforme os novos processos estabelecidos?
O estabelecimento, ou aprofundamento, do Gerenciamento Diário pode ser uma forma de dar maior robustez à obtenção e manutenção dos objetivos estabelecidos. Portanto, não se esqueça de melhorar também esse aspecto como forma de sustentar o planejamento do próximo ano e dos seguintes.