Ao longo das últimas décadas, diversas palavras japonesas entraram em nosso vocabulário. Termos como kaizen, kanban, heijunka, hoshin kanri, andon, jidoka, entre outros, são conhecidos e usados no dia a dia das empresas, em particular daquelas que estão buscando a transformação lean (clique aqui e veja a definição de alguns desses termos). Todos eles referem-se a conceitos, técnicas ou ferramentas de gestão importantes que se integraram aos sistemas de gestão em empresas dos mais diferentes setores no mundo todo.

Embora o Japão já não esteja tão na "moda", gostaríamos de chamar a atenção para um termo (e conceito) que talvez você ainda não tenha escutado e que pode ser muito útil na continuidade ou mesmo no início da sua jornada lean. Trata-se de kata, uma palavra japonesa que significa "padrão" ou "rotina" ao pé da letra.

A base do aprendizado dos métodos desenvolvidos pela Toyota é semelhante a inúmeros rituais culturais japoneses, como a cerimônia do chá ou das artes marciais, nos quais as pessoas desempenham atividades complexas com base na repetição e cópia, em um primeiro momento, seguindo o professor sem muita reflexão e entendimento, para, em seguida, o estudante/aprendiz buscar por si próprio variações, adaptações e melhorias.

Esse ciclo de aprendizado é essencial. Antes de pensar que a repetição no desempenho de atividades (padronização) possa produzir alienação ou pessoas que se comportam de forma mecânica, sem criatividade, sugere-se exatamente o contrário. Após a maestria nessas atividades, avalizadas por um mentor/professor, o estudante/aprendiz pode, então, ser melhor capacitado para definir e implementar as mudanças e melhorias necessárias, usando sua própria criatividade e raciocínio. Assim, as pessoas passam a ser efetivamente capazes de buscar os aprimoramentos em direção à perfeição, um processo sem fim.

O autor Mike Rother encontra um grande paralelo entre esse conceito e os métodos de aprendizado e gestão da Toyota. Em seu livro "Toyota Kata" (Bookman, 2010), mostra as rotinas de gestão que estão por trás de algumas das práticas e ferramentas lean essenciais. É uma contribuição ao entendimento dos elementos mais ocultos e pouco visíveis e entendidos do sistema lean de gestão. Sem isso, a aplicação das ferramentas não atinge plenamente seu potencial.

O kata de melhoria significa que em qualquer situação, em qualquer área da empresa, quer seja administrativa ou produtiva, quer seja no nível operacional ou estratégico, é necessário haver a definição de uma situação-alvo ou estado futuro, tendo em vista uma compreensão profunda da situação atual à luz de uma visão ou direção mais ampla. Nesse processo, obstáculos e problemas vão sendo resolvidos na medida em que vão surgindo.

O kata de coaching também é praticado em todos os níveis, por todos os funcionários. Todos os colaboradores têm um mentor, uma pessoa mais experiente que deverá orientar e desenvolver as capacidades e habilidades do mentorado/aprendiz através do processo de melhorias reais e permanentes, lidando com situações concretas do dia a dia e alinhadas com as necessidades do negócio.

Assim, para tudo há uma condição-alvo a ser atingida, uma pessoa responsável por atingi-la e alguém que vai apoiá-la.

Através do entendimento dos kata, os processos de melhoria, mudança e adaptação passam a ser entendidos de uma maneira mais profunda e o coaching/ mentoria, como método de aprendizado no gemba, passa a ser visto como central na transformação lean.

Em torno do kata da melhoria (como atingir sistematicamente e continuamente novas situações-alvo) e do kata de coaching (como ensinar o processo de melhoria), o processo de gestão via A3 é uma ferramenta essencial na medida em que estrutura e alinha o entendimento de onde estamos, a condição-alvo, a análise dos obstáculos e os problemas e plano de como atingir essa nova condição. Além disso, formaliza-se e estrutura-se o processo de coaching/mentoria.

No artigo "Aprendendo Lean - Colaborativamente", John Shook destaca que para ser um líder lean é preciso ter disposição e interesse em aprender continuamente a fim de ensinar cada vez melhor. Isso reforça conceitos já apresentados no "Gerenciando para o Aprendizado", no qual o processo de gestão A3 é detalhado.

O entendimento do kata ajuda a criar vantagens competitivas permanentes e duradouras para as empresas, indo além de momentâneas e pontuais inovações técnicas. Ter todos os colaboradores da empresa, em todos os níveis, capazes de resolver problemas de maneira científica e implementar mudanças e melhorias é a mais poderosa maneira de criar produtos e serviços cada vez melhores que atendam e satisfaçam às necessidades dos clientes.

José Roberto Ferro
Presidente
Lean Institute Brasil

PS1. Mike Rother será um dos palestrantes do Lean Summit 2012, que ocorrerá nos dias 7 e 8 de agosto, focalizando os padrões de comportamento e o pensamento para o sucesso da jornada lean. Ele ministrará ainda um curso teórico no dia 6 de agosto e um curso prático nos dias 9 e 10 de agosto dentro de uma empresa. Mike é coautor dos manuais do LIB "Aprendendo a Enxergar", que disseminou o mapeamento do fluxo de valor (value stream mapping) e "Criando Fluxo Contínuo", que mostra como criar fluxos efetivos em sistemas produtivos.

Além dele, outros palestrantes internacionais confirmados são James Womack, Brian Maskell e David Meier. Deveremos finalizar a programação do Summit até o final de março.

PS2. Brevemente, lançaremos o livro "Uma Transformação na Saúde", de John Toussaint e Roger A. Gerard, em coedição com a Editora Bookman. Em 2012, seguiremos oferecendo workshops públicos para Saúde sob demanda.

PS3. Continue acompanhando nosso Fórum de Discussão da Comunidade Lean. Os temas e respectivos materiais de apoio disponíveis até o momento são: "Pensamento A3", "Liderança", "Logística", "Fornecedores", "Cultura", "Lean na Construção" e "Soluções Enxutas".

PS4. Dois novos artigos, "Uma Entrevista com Gary Convis sobre o Pensamento A3 e a Liderança Lean" e "Como Sustentamos o Pensamento A3 em Nossa Organização", de Michael Ballé, aprofundam alguns aspectos tratados neste leanmail.